Os encargos trabalhistas e sociais são despesas obrigatórias que uma empresa deve arcar ao contratar um funcionário. Esses encargos vão além do salário bruto e incluem uma série de taxas que visam proteger os direitos do trabalhador, bem como garantir benefícios e serviços sociais.
Compreender esses encargos é crucial para que os empreendedores possam calcular o custo total de um funcionário e, assim, planejar adequadamente suas finanças. E é sobre isso que iremos abordar com mais detalhes neste conteúdo.
Principais Encargos Trabalhistas
Os encargos trabalhistas podem variar conforme a legislação vigente, a modalidade de contratação e o setor de atuação da empresa. Listamos a seguir os principais encargos que devem ser considerados:
Férias
O direito a férias é garantido pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e corresponde a 30 dias de descanso a cada 12 meses de trabalho. Durante o período de férias, o funcionário deve receber um valor equivalente a um mês de salário, acrescido de um terço.
13º Salário
O 13º salário, também conhecido como gratificação natalina, é um benefício que corresponde a um salário extra, pago em duas parcelas durante o ano. Este pagamento deve ser realizado até o dia 20 de dezembro, e a primeira parcela deve ser paga até o dia 30 de novembro.
Licenças Remuneradas
Licenças remuneradas incluem situações como licença-maternidade, licença-paternidade e outras que garantem ao trabalhador o direito a se ausentar do trabalho recebendo sua remuneração. Essas licenças têm duração específica conforme a legislação.
Adicionais de Insalubridade e Periculosidade
Esse tipo de adicional é concedido a funcionários que trabalham em condições prejudiciais à saúde ou que estão expostos a riscos à sua segurança. O adicional varia de 10% a 40% sobre o salário, conforme a insalubridade ou periculosidade do ambiente de trabalho.
Adicional Noturno
O adicional noturno é destinado a aqueles que trabalham em períodos considerados noturnos, ou seja, das 22h às 5h. Esse adicional corresponde a 20% sobre o valor da hora trabalhada à noite.
Vale-Transporte
O vale-transporte é um benefício que garante ao funcionário o direito de receber ajuda para cobrir os custos de transporte para o trabalho. A empresa pode descontar, no máximo 6% do salário do funcionário.
Diferença entre encargos trabalhistas e sociais
Enquanto os encargos trabalhistas referem-se aos direitos diretos dos funcionários, os encargos sociais são contribuições obrigatórias que a empresa deve pagar ao governo para garantir serviços públicos e benefícios.
O FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e o INSS patronal são dois dos principais encargos sociais. O FGTS corresponde a 8% do salário do funcionário e deve ser depositado mensalmente em uma conta vinculada. Já o INSS patronal varia de acordo com a categoria da empresa, podendo atingir até 20% sobre a folha de pagamento.
As contribuições a terceiros referem-se a valores que a empresa deve destinar a entidades como o Sistema S (SESI, SENAI, etc.) e outras instituições que promovem a formação e capacitação profissional.
Custo de funcionários por Regime Tributário
O regime tributário da empresa influencia diretamente no cálculo dos encargos e custos com funcionários. Existem diversas modalidades e cada uma tem suas particularidades. Entre as principais estão o Simples Nacional e o Lucro Presumido ou Lucro Real.
Simples Nacional
No regime do Simples Nacional, as micros e pequenas empresas recolhem impostos de forma unificada. Esse regime facilita a gestão tributária, mas o empresário ainda deve considerar todos os encargos trabalhistas e sociais exigidos.
Nessa opção, na maioria dos casos não há o INSS Patronal de 20%, pois esse tributo já está incluso na guia mensal do Simples Nacional.
Lucro Presumido ou Lucro Real
No sistema de Lucro Presumido ou Lucro Real, a empresa paga tributos sobre uma base de cálculo estipulada pela legislação, o que pode impactar diretamente nos custos com funcionários. Assim como no Simples Nacional, todos os encargos trabalhistas e sociais devem ser devidamente considerados.
Nesses regimes tributários, o INSS Patronal de 20% é um custo da empresa que deve ser considerado no cálculo trabalhista.
Como calcular o custo total de um funcionário
Calcular o custo total de um funcionário exige uma análise minuciosa de todos os encargos a serem considerados. Veja a seguir detalhes de como fazer esse cálculo.
Considerar o Tipo de Contrato
O tipo de contrato (CLT, temporário, por tempo determinado, etc.) influenciará nos encargos a serem pagos pela empresa. É importante estar atento às regras específicas para cada tipo de contratação.
Identificar Encargos por Regime Tributário
Identificar os encargos de acordo com o regime tributário que a empresa optou é fundamental para entender o custo total. Cada regime possui suas obrigações e alíquotas, que impactarão no cálculo final.
Basear-se no Salário Bruto
O cálculo deve considerar o salário bruto do funcionário, que é a base para o cálculo de vários encargos, como férias, 13º salário e encargos sociais.
Deduções e Benefícios
Além dos encargos, é necessário considerar deduções e benefícios que a empresa deve fornecer, impactando assim o custo total.
Exemplo prático de como calcular
Considerando um funcionário que tem um salário bruto mensal de R$ 3.000,00, vamos calcular o custo total desse funcionário, levando em consideração as variáveis que foram discutidas anteriormente.
1. Considerar o Tipo de Contrato
Neste exemplo, vamos assumir que o funcionário é contratado sob a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), o que implica em uma série de encargos trabalhistas e sociais.
2. Identificar Encargos por Regime Tributário
Vamos considerar que a empresa está no regime do Lucro Presumido. Os principais encargos sociais que devem ser considerados incluem:
- INSS Patronal: 20% sobre a folha de pagamento.
- FGTS: 8% sobre o salário.
3. Calcular os Encargos
Agora, vamos calcular os encargos:
- Salário Bruto: R$ 3.000,00
- INSS Patronal: 20% de R$ 3.000,00 = R$ 600,00
- FGTS: 8% de R$ 3.000,00 = R$ 240,00
4. Basear-se no Salário Bruto
Os encargos referentes a férias e 13º salário também devem ser calculados:
- Férias (1/12 do salário + 1/3):
- Férias: R$ 3.000,00 / 12 = R$ 250,00
- 1/3 sobre as Férias: R$ 250,00 / 3 = R$ 83,33
- Total Férias: R$ 250,00 + R$ 83,33 = R$ 333,33
- 13º Salário: R$ 3.000,00 / 12 = R$ 250,00
5. Deduções e Benefícios
Supondo que a empresa também oferece:
- Vale-transporte: R$ 150,00
- Almoço: R$ 200,00
Custo total do funcionário
Agora, somamos tudo para chegar ao custo total do funcionário:
| Descrição | Valor (R$) |
| Salário Bruto | 3.000,00 |
| INSS Patronal | 600,00 |
| FGTS | 240,00 |
| Total de Férias | 333,33 |
| 13º Salário | 250,00 |
| Vale-transporte | 150,00 |
| Almoço | 200,00 |
| Custo Total | 4.773,33 |
Portanto, o custo total do funcionário para a empresa, incluindo todos os encargos e benefícios, é de R$ 4.773,33 por mês.
Esse cálculo é uma estimativa e pode variar de acordo com a legislação vigente, mudanças econômicas ou variações no salário do funcionário. É importante que as empresas façam junto a uma contabilidade essa análise periodicamente para manterem-se atualizadas e garantir uma gestão financeira saudável.
Estratégias para reduzir custos com funcionários
Existem estratégias que podem ajudar as empresas a reduzir custos relacionados aos encargos de funcionários sem comprometer os direitos trabalhistas.
As empresas podem investigar a possibilidade de recuperar créditos tributários relacionados ao INSS, possibilitando assim uma menor carga tributária no longo prazo.
Um bom planejamento financeiro e uma gestão eficiente também podem ajudar a controlar gastos com funcionários e maximizar os lucros. A análise constante do custo dos funcionários deve ser parte da rotina administrativa da empresa.
Conclusão
Como vimos acima, calcular o custo total de um funcionário é fundamental para uma gestão financeira eficiente e estratégica. Compreender cada um dos encargos trabalhistas e sociais envolvidos, além de considerar o regime tributário e as deduções, permite que as empresas se planejem melhor e tomem decisões mais assertivas.
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